Tecnología para todos

Imagínate que pagas un gimnasio entero y solo usas la cinta de correr.

Pues eso es exactamente lo que hacemos casi todos con Microsoft 365. Pagamos todos los meses y usamos tres cosas: el Word, el Excel y el correo. Y ahí dentro hay más de treinta herramientas, todas incluidas y todas ya pagadas.

Hoy te las cuento una por una, pensando en un negocio pequeño: un autónomo, un taller, una tienda, una asesoría de cinco personas.

(Los precios son orientativos, sin IVA y pagando el año entero. Microsoft los subió el 01/07/2026, así que míralos en su web antes de contratar nada.)

Antes de nada: el Microsoft 365 de casa no vale para un negocio

Esto conviene tenerlo muy claro, porque mucha gente tira años con el plan equivocado.

No lo digo yo, lo dice el contrato de Microsoft: los planes Personal y Familia son para uso personal y no comercial. Está escrito con esas palabras en el Contrato de Servicios.

Y más allá de lo legal, hay tres cosas prácticas que el de casa no te da:

1. Correo con el nombre de tu negocio. Tener el correo en @gmail.com resta, aunque no lo parezca.
2. Un panel para mandar tú. Dar de alta a alguien, darlo de baja, y que sus archivos se queden en la empresa.
3. El control de los datos. Y esta es la gorda: si tu empleado trabaja con su cuenta personal, los papeles de tus clientes son suyos, no tuyos. El día que se va, se va con todo.

Los cuatro planes de empresa, en cristiano

Todos son para hasta 300 empleados. Si sois más, eso ya es otra liga.

Plan	Precio aprox.	Qué te da	Para quién
Empresa Básico	~6 €	Correo con tu dominio, Teams, 1 TB de nube. Office solo en el navegador	Autónomo que ya tiene su Office instalado
Empresa Estándar	~11-12 €	Lo anterior + Word, Excel y PowerPoint instalados	La mayoría de negocios pequeños
Empresa Premium	~19 €	Lo anterior + toda la seguridad y la gestión de equipos	Si manejas datos de clientes o portátiles fuera
Aplicaciones para empresas	~11 €	Solo las apps. Sin correo y sin Teams	Casi nadie (ver aviso)

Aviso con «Aplicaciones para empresas»: cuesta prácticamente lo mismo que Estándar y te da bastante menos. Solo tiene sentido si ya tienes el correo en otro sitio y no lo piensas mover.

Y otro apunte: si pagas mes a mes en lugar del año entero, es un 20 % más caro.

Bloque 1. Las de toda la vida

Herramienta	Para qué sirve
Word	Escribir: presupuestos, cartas, contratos
Excel	Números y listas: gastos, horas, inventario
PowerPoint	Presentaciones con diapositivas
Outlook	Correo, agenda y contactos en el mismo sitio
OneNote	Cuaderno digital para notas sueltas y lo que te dicen por teléfono
Access	Pequeñas bases de datos a medida. Solo Windows, y solo en Estándar y Premium

⚠️ Publisher se muere el 1 de octubre de 2026

Esto es lo más urgente de todo el artículo, así que va aparte.

Publisher deja de funcionar el 01/10/2026. Y no es que deje de actualizarse: es que si tienes una suscripción de Microsoft 365, a partir de esa fecha no vas a poder ni abrir ni editar tus archivos .pub con Publisher.

Si tienes folletos, tarjetas, cartas o boletines hechos en Publisher:

1. Ábrelos antes de octubre.
2. Guárdalos en PDF (para conservarlos) o en Word (para poder seguir editándolos).

Microsoft recomienda pasarse a Word (papelería, boletines, etiquetas) o a PowerPoint (carteles, folletos).

Bloque 2. Dónde viven tus archivos

Aquí hay tres cosas, y confundirlas es el error número uno de las empresas pequeñas.

• OneDrive → tu carpeta personal en la nube. 1 TB para cada persona. Lo tuyo, tus borradores, lo que no tiene que ver nadie más.
• SharePoint → la carpeta de la empresa. No de una persona: de la empresa. Los presupuestos, las facturas, las fotos de los trabajos. ¿Por qué importa? Porque el día que alguien se vaya, eso se queda.
• Exchange → el motor invisible que hace funcionar tu correo. No lo vas a abrir nunca. Buzones de 50 GB, que durante 2026 se están ampliando a 100 GB.

La regla, en una línea: si el archivo es de la empresa, va a SharePoint. Si es tuyo, va a OneDrive.

Bloque 3. Trabajar con otros

Herramienta	Para qué sirve
Teams	Chat, llamadas y videollamadas de trabajo. Úsalo para sacar al equipo del WhatsApp
Planner	El tablero de tareas: quién hace qué y para cuándo. Se ha comido a Project
To Do	Tu lista de tareas personal, la del día a día
Lists	Listas tipo tabla para controlar pedidos, incidencias o material prestado
Loop	Un trozo de documento vivo: lo pegas en un chat y en un correo y se actualiza en los dos sitios. Estándar y Premium
Whiteboard	Pizarra digital para dibujar ideas en una reunión
Viva Engage (antes Yammer)	La red social interna. Para cinco personas, sobra
Shifts	Cuadrantes y turnos de personal, dentro de Teams

Bloque 4. Las que casi nadie usa (y le vendrían de perlas a un negocio pequeño)

Este es mi bloque favorito, porque aquí es donde está el dinero que ya has pagado y no estás usando.

Bookings — tu página de citas

Pones tus horarios, mandas un enlace y el cliente coge la hora él solo. Se te mete en la agenda y al cliente le llega un recordatorio.

Una peluquería, un fisio, un taller, un asesor: esto es dejar de coger el teléfono veinte veces al día. Y ya lo tienes pagado.

Forms — encuestas y formularios

Para preguntar a los clientes qué tal ha ido, para un parte de trabajo, para apuntar a gente a algo. Se hace en cinco minutos y las respuestas te caen solas en un Excel.

Power Automate — que el ordenador trabaje solo

El nombre asusta, pero es fácil: le dices «cuando pase esto, haz esto otro».

Por ejemplo: cuando me llegue un correo con una factura adjunta, guárdala sola en la carpeta de facturas. Se configura una vez y trabaja para ti todos los días.

Power Apps — una app para tu negocio sin saber programar

Arrastrando bloques. Por ejemplo, una app para que los de la furgoneta apunten los partes desde el móvil.

Clipchamp — editor de vídeo

Cortar, poner subtítulos, ponerle música. Perfecto para los vídeos de las redes de tu negocio. Estándar y Premium.

Visio y Sway

Visio para esquemas y organigramas: la versión sencilla del navegador viene incluida, la potente se paga aparte. Sway para montar una especie de página web bonita sin complicarte: un catálogo, una carta, una presentación para mandar por correo.

Tres que la gente cree que están incluidas y no lo están

• Power BI (cuadros de mando): se paga aparte.
• Project completo (proyectos con diagramas de Gantt): aparte.
• Microsoft Designer (carteles con IA): está licenciado solo para uso personal, no comercial. Ojo con esto.

Bloque 5. La seguridad (casi todo esto es del plan Premium)

Esto es lo que menos se entiende y de lo que más depende tu negocio.

Herramienta	Para qué sirve	Plan
Centro de administración	Tu panel de mando: altas, bajas, qué estás pagando	Todos
Entra ID (antes Azure AD)	El portero: quién es cada uno y a qué puede entrar. Es quien pone la verificación en dos pasos	Básico en todos, completo en Premium
Intune	Controlar los ordenadores y móviles de la empresa. ¿Alguien pierde el móvil del trabajo? Borras lo de la empresa en remoto	Premium
Defender	Antivirus avanzado para los equipos y filtro que para las estafas del correo antes de que lleguen	Premium
Purview	Que no se escapen datos delicados: avisa si alguien intenta mandar un DNI o un número de tarjeta	Premium
Windows 11 Pro	Derecho a poner la versión profesional de Windows en los equipos	Premium

Para un negocio pequeño, la parte de Defender no es un lujo: es el pan de cada día. La estafa del correo del falso proveedor se lleva por delante a muchas empresas buenas.

¿Y Azure? Ojo, que esto lía a todo el mundo

Azure no viene en Microsoft 365. Es otra cosa y se paga aparte.

Te lo explico en una frase: Microsoft 365 son los programas con los que trabajas tú. Azure son los servidores de Microsoft, alquilados. Es el sitio donde una empresa pone su programa de gestión, su página web o su base de datos, en vez de tener un ordenador gordo zumbando en un armario de la oficina. Y se paga por lo que gastas, como la luz.

¿Y entonces por qué te suena tanto? Por dos cosas:

1. Entra ID, el «portero» del que hablábamos arriba, antes se llamaba Azure Active Directory. Le quitaron el apellido en 2023, pero es el mismo.
2. El plan Premium incluye el derecho a montar escritorios de Windows en la nube con Azure (Azure Virtual Desktop). El derecho sí lo tienes; lo que consumas se paga aparte.

¿Hace falta Azure en un negocio pequeño? Casi seguro que no. Si tienes un programa de gestión hecho a medida, tu informático te hablará de esto algún día. Y si no, olvídate tranquilamente: ya sabes lo que es, y con eso basta.

Bloque 6. La inteligencia artificial

Aquí hay que separar dos cosas, porque se lía muchísimo.

1. Copilot Chat — gratis, ya lo tienes. Viene incluido con tu plan de empresa sin coste adicional. Es un chat de IA parecido a los que ya conoces, pero con la protección de la empresa: lo que le cuentes ahí no se va por ahí a entrenar a nadie. Para escribir un correo difícil, resumir un texto largo o preparar un presupuesto.

2. Microsoft 365 Copilot — de pago, unos 18 € más al mes por persona. ¿Qué te da a cambio? Que esa IA conoce tus cosas: tus documentos, tus correos, tus reuniones. Le dices «resúmeme la reunión de ayer y dime qué me toca hacer a mí» y te lo hace.

Mi consejo: prueba primero el gratuito unos meses. Si se te queda corto, entonces pagas. Pero no al revés.

¿Cuál coges tú?

• Autónomo, tú solo, y ya tienes tu Office instalado → Empresa Básico. Seis euros por el correo con tu nombre y un tera de nube. Es la mejor compra de las cuatro.
• Sois unos pocos y trabajáis con documentos todo el día → Empresa Estándar, sin dudarlo.
• Manejas datos de clientes, tus empleados llevan portátiles fuera, o una estafa por correo te hunde → Empresa Premium. Los ocho euros de diferencia son un seguro, y sale mucho más barato que el susto.

Tres cosas que puedes hacer esta semana sin pagar un euro más

1. Entra en el Centro de administración y mira qué plan tienes de verdad. Mucha gente paga uno y cree que tiene otro.
2. Crea una carpeta de empresa en SharePoint y empieza a mover ahí lo del negocio, aunque sea poco a poco.
3. Prueba Bookings. Media hora. Si tu negocio va con citas, te cambia la semana.

En resumen, a tu ritmo

Microsoft 365 no es el Word y el Excel. Es una caja de herramientas entera, y tú ya la has pagado. Lo único que hace falta es saber que están ahí.

Y si solo te llevas una cosa de todo esto, que sea la de Publisher: si tienes archivos .pub, pásalos a PDF o a Word antes del 1 de octubre de 2026.

---

¿Y tú? De todas las herramientas que te he contado, ¿cuántas usabas y cuántas no sabías ni que existían? Cuéntamelo, que me encanta leerte.