Tecnología para todos

¿Tienes el correo de tu negocio en @gmail.com? Pues quédate, que esto te interesa.

En la entrada anterior te conté la caja de herramientas de Microsoft. Hoy toca la otra: la de Google. Y aquí pasa una cosa curiosa.

Con Microsoft, la gente paga y no usa ni la mitad. Con Google es justo al revés: lo usas todos los días, gratis, desde hace años… y precisamente por eso ni te planteas que existe una versión para tu negocio.

Se llama Google Workspace, y es exactamente lo mismo que ya usas (Gmail, Drive, Documentos, Meet) pero con tu nombre en la puerta y contigo mandando.

Hoy te cuento qué hay dentro, cuánto cuesta de verdad y dónde está la trampa. Que la hay. Y no es la que te imaginas.

(Precios orientativos, sin IVA y con pago anual, consultados en julio de 2026. Google los subió en enero de 2025 al meter la IA dentro de los planes, así que míralos en su web antes de contratar nada.)

Antes de nada: el Gmail gratis no está pensado para un negocio

No te lo digo por purismo. Te lo digo por cuatro cosas muy concretas.

1. El correo, que es lo que se ve. No es lo mismo poner en la furgoneta tallerespepe@gmail.com que pepe@talleresPepe.es. Es la misma bandeja de entrada, pero no da la misma sensación. Y en un negocio pequeño, la sensación es medio trabajo.

2. Un panel para mandar tú. Dar de alta a alguien, darlo de baja, cambiarle la contraseña un domingo por la tarde. Con las cuentas gratis, cada uno es dueño de la suya y tú no pintas nada.

3. Los archivos. Y esta es la gorda. Si tu empleado trabaja con su cuenta personal, los presupuestos, las fotos de las obras y los datos de tus clientes son suyos, no tuyos. El día que se va, se va con todo. Y no te lo puede devolver ni Google.

4. La protección de datos. Cuando pagas Workspace, tienes un contrato con Google en el que Google trata los datos por encargo tuyo. Con la cuenta gratis no tienes ese contrato. Si guardas datos de clientes, eso no es un detalle: es justo lo que te piden si algún día te miran los papeles.

Los tres planes, en cristiano

Todos son para hasta 300 usuarios. Si sois más, eso ya es otra liga.

Plan	Anual	Mes a mes	Almacenamiento	Meet	Para quién
Business Starter	~6,80 €	~8,10 €	30 GB por usuario	100 personas, sin grabación	Autónomo solo, poco archivo
Business Standard	~13,60 €	~16,20 €	2 TB por usuario	150 personas con grabación	La mayoría de negocios pequeños
Business Plus	~21,10 €	~25,30 €	5 TB por usuario	500 personas	Datos delicados, equipos fuera, Vault

(Precios por usuario y mes, sin IVA.) Por encima están los planes Enterprise, de unos 26 € para arriba, que son para empresas grandes.

Dos avisos:

• Los precios de la tabla son pagando el año entero. Si vas mes a mes, sin compromiso, es casi un 20 % más.
• Google los subió en enero de 2025, cuando metió Gemini dentro de todos los planes. Esa fue la razón de la subida.

La trampa: el almacenamiento es CONJUNTO, no de cada uno

Esto es lo que casi nadie te cuenta, y es lo que más disgustos da.

El almacenamiento de Google no es de cada persona. Es de la empresa entera, en un solo saco.

Con números: si contratas el Starter para tres personas, no tenéis 30 GB cada uno. Tenéis 90 GB entre los tres. Y si uno de vosotros es el que sube los vídeos de las obras, se los come él y se quedan sin sitio los otros dos.

Y aquí viene lo serio: cuando ese saco se llena, no es que te avise y ya.

Dejas de poder subir archivos. Y dejas de recibir correo. El correo del negocio, parado, por una carpeta de fotos.

Fíjate en el contraste con Microsoft: allí cada persona tiene su 1 TB, suyo, aparte. Aquí es un saco común. Tiene su ventaja (si uno gasta poco, le sobra al otro), pero también su peligro.

Resumiendo: si en tu negocio hay fotos, vídeos o planos, el Starter se te queda corto el primer año. No es tacañería, es aritmética.

Dónde viven tus archivos

Aquí hay dos sitios, y confundirlos es el error número uno de las empresas pequeñas.

• Mi unidad → tu carpeta personal. Tuya. Tus borradores, lo que no tiene que ver nadie más.
• Unidades compartidas → la carpeta de la empresa. No de una persona: de la empresa. Los presupuestos, las facturas, las fotos de los trabajos. ¿Por qué importa? Porque el día que alguien se vaya, eso se queda: los archivos son de la empresa, no del que los subió.

Buena noticia: desde 2023 las unidades compartidas están en todos los planes, también en el Starter. Antes había que subir de plan; ahora no.

La regla, en una línea: si el archivo es de la empresa, va a una unidad compartida. Si es tuyo, a Mi unidad.

Si solo te llevas una cosa de toda la entrada, que sea esta.

Bloque 1. Las de toda la vida

Herramienta	Para qué sirve
Documentos	El Word de Google: presupuestos, cartas, contratos
Hojas de cálculo	El Excel: gastos, horas, inventario
Presentaciones	El PowerPoint
Gmail	El de siempre, pero con tu dominio y sin anuncios
Calendar	La agenda, con las páginas de citas dentro
Keep	Notas rápidas: el cuaderno de la mesilla, pero en el móvil
Drive	Donde vive todo

Sí, abren y guardan archivos de Word y Excel sin problema. Esa es la pregunta que me hace todo el mundo.

Pero ojo con una diferencia importante: estos programas no se instalan, viven en el navegador. ¿Y si te quedas sin internet? Se puede activar el modo sin conexión y sigues trabajando, pero hay que activarlo antes, no cuando ya estás en el tren.

Y si tú eres de los que necesita el Excel de verdad —con macros, tablas dinámicas complicadas y hojas que llevan quince años funcionando—, te lo digo claro: Google no es tu sitio. No pasa nada. Cada herramienta tiene su gente.

Bloque 2. Trabajar con otros

• Meet → videollamadas. 100 personas en Starter, 150 en Standard, 500 en Plus. Grabar la reunión solo se puede desde Standard, y no hay truco. Si das formación o quieres tener la reunión con el cliente grabada por si acaso, ya sabes por dónde te va a salir el plan.
• Chat y Espacios → el chat del trabajo. Úsalo para sacar al equipo del WhatsApp: mezclar el grupo del trabajo con el de la familia no acaba bien nunca.
• Grupos → una dirección que llega a varias personas (info@tunegocio.es que os llegue a los tres). Cuesta cinco minutos y es de lo más útil que hay.
• Tareas → la lista de cosas por hacer, pegada al correo y a la agenda.

Bloque 3. Las que casi nadie usa (y le vendrían de perlas a un negocio pequeño)

Este es mi bloque favorito, porque aquí está el dinero que ya has pagado y no estás usando.

Páginas de reservas — tu agenda de citas automática

Está dentro de Calendar. Pones tus horarios, mandas un enlace y el cliente coge la hora él solo. Se te mete en la agenda y al cliente le llega el recordatorio.

Una peluquería, un fisio, un taller, un asesor: esto es dejar de coger el teléfono veinte veces al día. Está desde el plan Standard, y para mí ya justifica la diferencia de precio.

Formularios — encuestas y partes de trabajo

Encuestas, partes, inscripciones. Se hacen en cinco minutos y las respuestas te caen solas en una hoja de cálculo. En todos los planes.

AppSheet — una app para tu negocio sin saber programar

El nombre no dice nada, pero agárrate: coges una hoja de cálculo y te monta una aplicación de móvil encima. Por ejemplo, una app para que los de la furgoneta apunten los partes, con foto y con firma.

Viene incluido en los tres planes desde 2023. Ya lo tienes pagado.

Google Vids — editor de vídeo

Para los vídeos de las redes de tu negocio. Y trae una cosa muy de 2026: puedes convertir una presentación en un vídeo con un presentador hecho con IA. Con eso hay que tener cabeza, pero está ahí.

Sites, Apps Script y firma electrónica

• Sites → una página web sencilla sin complicarte: un catálogo, una carta, o el rincón donde el equipo encuentra los papeles de siempre.
• Apps Script → automatizaciones del tipo «cuando llegue un formulario, mándame un correo y apúntalo en la hoja». Pide un poco más de maña, pero se puede.
• Firma electrónica en Documentos y PDF, desde Standard: mandar un presupuesto y que te lo firmen ahí mismo. Sin imprimir, sin escanear, sin la foto torcida del móvil.

Bloque 4. La seguridad, y una cosa que casi nadie sabe

• Consola de administración (todos los planes) → tu panel de mando: altas, bajas, contraseñas y ver qué estás pagando. Entra alguna vez, aunque solo sea a mirar.
• Verificación en dos pasos → actívala hoy. Es lo único que de verdad para los robos de cuentas. Y ya puedes usar claves de acceso, que es entrar con la huella en vez de con contraseña: más cómodo y más seguro, que no pasa muchas veces.
• Gestión de dispositivos → la básica está en todos. La buena de verdad —esa de que alguien pierde el móvil del trabajo en el tren y tú borras lo de la empresa desde tu ordenador— está en Business Plus.

Vault: la caja fuerte del correo (solo en Business Plus)

Esta es la que casi nadie conoce y la que más de un disgusto ahorra.

Si un empleado borra correos —sin querer o queriendo—, pasados unos 30 días eso no lo recupera nadie. Con Vault sí: tú decides que el correo de la empresa se guarda, por ejemplo, cinco años, y ahí está aunque el usuario lo borre.

¿Para quién es? Para el que un día pueda necesitar demostrar qué se dijo por correo: una obra, una reclamación, un pedido que el cliente dice que no hizo. Si eso a ti te puede pasar, los siete euros de diferencia entre Standard y Plus no son un gasto: son un seguro.

¿Y Google Cloud? Ojo, que esto lía a todo el mundo

Igual que pasaba con Azure en la entrada anterior: Google Cloud no viene incluido. Es otra cosa y se paga aparte.

En una frase: Google Workspace son los programas con los que trabajas tú; Google Cloud son los servidores de Google, alquilados. Es donde una empresa pone su programa de gestión, su web o su base de datos en vez de tener un ordenador gordo zumbando en un armario de la oficina. Y se paga por lo que gastas, como la luz.

¿Hace falta en un negocio pequeño? Casi seguro que no. Si algún día tu informático te lo nombra, ya sabes lo que es. Y con eso basta.

Bloque 5. La inteligencia artificial (y un aviso reciente)

Lo bueno primero: desde enero de 2025, Gemini —la IA de Google— viene incluida en todos los planes de pago. No es un extra, ya la estás pagando. De hecho, esa fue la razón de la subida de precios de aquel año.

¿Y qué te da?

• En Starter, sobre todo ayuda en el correo y la app de Gemini suelta.
• Del Standard para arriba, la tienes metida dentro de todo: Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Drive, Meet y Chat.

Dos que merecen la pena de verdad:

1. «Toma notas por mí» en Meet. Lo activas al empezar la reunión y al terminar te llega un resumen con lo que se ha hablado y lo que le toca hacer a cada uno. Si tienes reuniones con clientes y luego no te acuerdas de qué quedasteis, pruébalo esta semana.
2. NotebookLM. Le das tus documentos (un pliego, un contrato, veinte PDF) y le preguntas sobre esos papeles concretos, no sobre internet. Para quien maneja documentación, esto es oro.

⚠️ El aviso: desde el 01/03/2026 la IA tiene cantidades

Durante un tiempo Google dejó usar todo esto casi sin límite, de promoción. Eso se acabó el 1 de marzo de 2026.

¿Qué significa? Que lo incluido sigue incluido, tranquilo, pero tiene una cantidad al mes. Y si te pasas —porque generas muchas imágenes, muchos vídeos o le metes muchísimo a NotebookLM—, ahí ya hay un complemento de pago que se llama Acceso ampliado a la IA.

Mi consejo: tira con lo incluido. Un negocio pequeño no llega ni de lejos a esos límites. Y si algún día llegas, ya lo pagarás. Pero no al revés.

¿Google o Microsoft?

Te lo doy en tres frases:

• Si trabajas en el navegador y en el móvil, si tu equipo comparte cosas todo el día y valoras que todo sea sencillo → Google.
• Si vives dentro del Word y el Excel de escritorio, con documentos largos, plantillas y macros → Microsoft.
• Si te da igual → mira cuál usa ya tu gestoría y coge ese. Hablando en serio.

De precio están ahí ahí: unos 6 € contra 6,80 € en la entrada, y 11-12 € contra 13,60 € en el intermedio. No es el precio lo que decide, es la costumbre.

Y si te lo estás pensando: Google tiene una herramienta para traerte el correo y los archivos desde Microsoft sin perder nada, y Microsoft tiene lo mismo al revés. Cambiarse ya no es lo que era.

¿Cuál coges tú?

• Autónomo, tú solo, y lo tuyo son correos y algún PDF → Business Starter, 6,80 €. Pero vigila los 30 GB, que vuelan.
• Sois unos pocos, grabáis reuniones, trabajáis con fotos o tu negocio va con citas → Business Standard, sin dudarlo. Es el que compensa.
• Manejas datos delicados, tienes gente con portátiles fuera o algún día vas a necesitar demostrar un correo de hace tres años → Business Plus.

Tres cosas que puedes hacer esta semana sin pagar un euro más

1. Mira cuánto almacenamiento os queda de verdad. Es el número que más disgustos da y el que menos gente mira.
2. Crea una unidad compartida y empieza a mover ahí lo del negocio. Aunque sea poco a poco, una carpeta cada tarde.
3. Si tienes el plan Standard, monta tu página de reservas. Media hora. Si tu negocio va con citas, te cambia la semana.

En resumen, a tu ritmo

Google Workspace no es un Gmail más caro. Es el mismo Gmail pero con tu nombre, con los archivos siendo de la empresa y contigo llevando las llaves.

Y la trampa, por si te la has saltado: el almacenamiento es de todos, no de cada uno. Cuando se llena, se para el correo.

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¿Y tú? ¿Tienes el correo del negocio con tu nombre, o sigues tirando del Gmail de siempre? Que no pasa nada, pero cuéntamelo, que me encanta leerte.